Avec l’émergence d’une nouvelle génération d’IA, notamment de la solution ChatGPT, le monde est envahi de discussions autour de ces outils. Si certains se réjouissent de cette nouvelle technologie et l’intègrent sans crainte dans leurs tâches, d’autres s’inquiètent de son influence sur le marché du travail et l’éducation. Par exemple, ChatGPT peut effectuer de nombreuses tâches des traducteurs, rédacteurs et concepteurs et donc les remplacer sur le lieu de travail.
Néanmoins, les craintes semblent alarmistes, car il est clair qu’à ce stade, l’outil n’est pas parfait et qu’il a besoin d’un contrôle humain. Ce qui est certain, c’est qu’il va changer la manière de travailler de nombreux professionnels, y compris ceux qui travaillent avec des textes et des documents. Voyons s’il est possible d’intégrer l’IA dans le travail avec des documents, comment elle va modifier les suites bureautiques et ce que ces dernières peuvent offrir en réponse aux nouvelles tendances.
ChatGPT, une solution développée par OpenAI, a fait une entrée fracassante sur le marché, battant tous les records en gagnant un million d’utilisateurs en très peu de temps. Sa popularité est due à l’amélioration de modèles d’IA bien connus, qui deviennent maintenant accessibles à presque tout le monde.
Les modèles ont été entraînés à la base de grandes quantités d’informations textuelles provenant de l’internet, notamment des livres, des sites web, des forums, des articles de Wikipédia et de nombreuses autres sources librement abordables sur le web. Les développeurs ont utilisé des techniques d’apprentissage supervisé et d’apprentissage par renforcement avec l’aide de mentors humains pour atteindre le niveau nécessaire de compréhension et de modélisation du langage humain.
ChatGPT utilise des techniques d’apprentissage profond pour générer du texte à partir des données fournies. Il peut être utilisé pour diverses tâches telles que la complétion de texte, la conversation et la traduction linguistique.
Comment utiliser l’intelligence artificielle dans la suite bureautique ?
ChatGPT aborde de nombreux aspects du traitement de texte qui sont souvent mis en œuvre dans les logiciels bureautiques. Bien que l’IA puisse remplacer certaines fonctions des suites bureautiques, il n’y a pas de concurrence. Une option productive pour leur coexistence est l’intégration, qui est bénéfique pour les deux parties.
Google, Microsoft et ONLYOFFICE ont déjà opté pour cette possibilité. Ce dernier a intégré ChatGPT dans son interface, offrant aux utilisateurs une nouvelle expérience de travailler avec des textes. Désormais, les utilisateurs d’ONLYOFFICE peuvent poser des questions par chat et recevoir les réponses en texte brut directement dans un document ouvert. Il facilite les tâches de la création de textes de tous types, y compris académiques, de la rédaction, de l’écriture d’histoires, de la recherche de l’information, du résumé et de la structuration de textes, de la traduction de contenus, de la construction de codes, de la prédiction de texte en fonction de l’entrée.
ONLYOFFICE Docs, qu’apporte-t-il dans cette façon de travail ?
ONLYOFFICE Docs est une suite bureautique qui traite des documents texte, des feuilles de calcul, des diapositives, des formulaires et fichiers PDF.
Elle offre un support natif pour DOCX, ce qui garantit une compatibilité à 100 % avec les fichiers Word. D’autres formats populaires, tels qu’ODF ou DOC, sont également traités. ONLYOFFICE Docs fonctionne avec d’autres formats en les convertissant en OOXML.
Évidemment, la première chose qu’il apporte à l’intégration de l’intelligence artificielle est un espace pour travailler avec du texte et une interface familière pour tous les utilisateurs.
La deuxième chose est le formatage, c’est-à-dire la mise en forme du texte reçu, par exemple pour en faire un livre électronique, en créant des contenus, des notes de bas de page, création et personnalisation des objets, des formes, des graphiques, outil TextArt et Smart Art, etc.
Il existe ensuite des fonctions spéciales, telles que l’analyse de données dans une feuille de calcul à l’aide de tableaux croisés dynamiques, l’ajout d’animations aux diapositives de présentation d’un projet d’entreprise, etc.
ONLYOFFICE Docs est conçu pour le travail collaboratif pour permettre aux équipes de traiter un document en collaboration en temps réel. L’outil de ChatGPT peut générer des textes et proposer des idées ou des résumés et le reste de l’équipe peut ensuite les éditer en temps réel, en discuter dans les commentaires et suivre les modifications apportées par d’autres collègues.
ONLYOFFICE Docs est assez flexible et apporte la fonctionnalité de travail collaboratif sur des documents dans plus de 30 plateformes comme Jalios, Maarch Courrier, Pydio, Jamespot, Nextcloud, ownCloud, Alfresco, Confluence, Nuxeo, Moodle, Chamilo, etc.
Enfin, un aspect important à ne pas négliger est la sécurité. ChatGPT est connu pour stocker l’historique et les données. De plus, les conversations sont consultées par les développeurs et sont également utilisées pour la formation de modèles. Il est donc préférable de ne pas utiliser vos données sensibles.
À son tour, ONLYOFFICE est une solution open-source dont le code est transparent et accessible à tout le monde. De plus, les documents sont protégés contre les accès non autorisés avec JSON Web Token. L’activation du protocole HTTPS permet de chiffrer le trafic en transit pour plus de sécurité. Cela permet de travailler avec des données sensibles en toute sécurité.
Pour protéger aussi les données, vous pouvez protéger un document par un mot de passe ou donner différents accès à vos collègues : accès complet, commentaires, révision, lecture seule, remplissage de formulaires ou filtres personnalisés pour les feuilles de calcul. Il est par ailleurs possible de restreindre les options de copie, de téléchargement et d’impression des documents.
Intelligence artificielle, changera-t-elle la façon de travailler avec des documents ?
Quelle que soit la discussion, l’intelligence artificielle est déjà utilisée pour les textes et les documents et les utilisateurs s’attendent à ce que les suites bureautiques suivent ces tendances pour offrir l’expérience utilisateur plus pratique, plus simple et plus moderne. Le changement de la manière de travail avec des suites bureautiques déjà commence.
Voici ce que le ChatGPT, lui-même, répond à cette question (traduit de l’anglais) :
« Oui, l’intelligence artificielle modifie déjà la manière dont nous travaillons avec les documents, et elle continuera à le faire à l’avenir. Les outils alimentés par l’IA peuvent automatiser de nombreuses tâches liées aux documents, telles que la saisie de données, le formatage, l’édition et la traduction. Par exemple, un algorithme d’analyse de documents basé sur l’IA pourrait vous aider à identifier et à corriger les erreurs de grammaire et d’orthographe, à suggérer des formulations alternatives ou même à générer des résumés de longs documents.
En outre, l’IA peut aider les entreprises à mieux utiliser leurs données documentaires existantes en transformant le texte non structuré en ensemble de données structurées qui peuvent être analysées et utilisées pour éclairer les décisions de l’entreprise. Il peut s’agir d’analyser de grands volumes de données textuelles pour identifier des tendances ou de rechercher des informations spécifiques, telles que des mots clés ou des entités, qui pourraient contribuer à améliorer la recherche d’informations. »
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