La signature électronique a révolutionné le monde du travail. Pour cause, ce système de signature dématérialisée offre de nombreux bénéfices. Et ce, tout particulièrement aux entreprises en pleine transformation digitale. Quels sont les avantages de la signature électronique ?
DocuSign
1/ Un gain de temps considérable
L’essor du digital a engendré l’émergence de solutions technologiques toujours plus performantes et pratiques, au service de la productivité. La signature électronique n’a pas échappé à la règle ! Ce système de signature en ligne réduit en effet les tâches manuelles grâce à un processus rapide, fluide et flexible.
Comment ? En supprimant l’injonction de devoir imprimer, signer, scanner puis envoyer le document papier. Il suffit désormais d’apposer sa signature en quelques clics ! Ainsi, signer un document électronique avec le tiers de confiance DocuSign revient à :
signer 80 % des contrats dans la journée
conclure 44 % des contrats dans le quart d’heure suivant l’envoi
La signature électronique offre donc un gain de temps considérable à la fois pour l’émetteur et le destinataire.
2/ Une réduction des coûts
La signature numérique est également intéressante sur le plan financier. En effet, l’un des avantages de la signature électronique reste les économies réalisées. Pour cause, en limitant leurs impressions, les entreprises réduisent leurs coûts en papier, ainsi que leurs frais d’envoi. À titre d’illustration, signer par voie électronique avec DocuSign vous ferait économiser 33 € par accord environ. Si vous concluez des centaines de contrats par an, vous vous rendrez rapidement compte de l’importance des économies réalisées.
3/ Une solution durable
La signature manuscrite sur support papier est une action très gourmande en feuilles… De son côté, l’e-signature supprime ce format papier pour une dématérialisation au format numérique. Ainsi, la signature électronique se veut une signature écologique. Et opter pour cette solution de signature électronique, c’est faire un geste de plus pour préserver la planète.
4/ Un processus de signature sécurisé
La signature électronique est un système hautement sécurisé. Cela signifie que vous pouvez signer électroniquement des accords en toute sécurité, et ce, quel que soit le type de document numérique (fichiers PDF ou sur Word).
Pour ce faire, il existe trois types de signatures électroniques au niveau de sécurité plus ou moins avancé :
Simple : la signature simple est idéale pour les documents présentant un faible taux de risque ;
Avancé : la signature avancée est utile pour signer des contrats à plus gros enjeux ;
Qualifié : la signature qualifiée avec certificat électronique qualifié est parfaite pour les documents nécessitant un degré de sécurité très élevé.
Dans tous les cas, ces signatures numériques utilisent des technologies de chiffrement, des fonctions de hachage et l’horodatage afin d’assurer l’identification des signataires, mais aussi de garantir l’intégrité du document signé. Par ailleurs, les documents signés sont ensuite conservés au sein d’un coffre-fort électronique pour un archivage sécurisé.
5/ Une conformité juridique assurée
Il y a quelques années, les contours du cadre juridique de la signature numérique étaient flous. Mais en 2016, le règlement européen eIDAS (Electronic Identification and Authentication Services) a su définir un référentiel d’exigences concernant l’e-signature. Ces normes législatives s’appliquent désormais à toute l’Europe.
De ce fait, la signature électronique possède la même valeur juridique que la signature manuelle. En d’autres termes, elle ne peut être contestée lors d’une action en justice : elle engage le consentement des signataires tout comme la signature manuscrite et a la même valeur légale.
La signature électronique limite également les erreurs humaines dans un contexte d’inflation réglementaire. En effet, les réglementations en vigueur sont de plus en plus nombreuses et les risques d’erreurs augmentent par la même occasion. La signature électronique vous assure alors une validité juridique afin d’éviter tout litige.
Avantages de la signature électronique, conclusion
En résumé, les avantages de la signature électronique sont multiples en matière de sécurité, d’efficacité, d’écologie, d’économie et de légalité. Afin de soutenir la transformation digitale de votre entreprise, il est important de vous équiper d’un logiciel de signature fiable. Découvrez les solutions 100 % en ligne de DocuSign !
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